如何使用 Asana 进行项目管理:完整指南

介绍

在一个 工作世界 越来越依赖可以提高188金宝搏beat体育官网交互各个方面生产力的技术,许多人正在转向在线平台以提供更具适应性和效率的188金宝搏beat体育官网 合作 团队内。由于这种趋势,人们开发了许多在线工具,例如 Asana,旨在帮助组织变得更加数字化敏捷。

Asana 简化了项目管理流程

Asana 是一种在线项目管理工具,旨在帮助团队跟踪工作并提高协作效率。平台上提供的大量工具使团队能够花更多时间完成工作,同时减少同时处理多个项目的任务和截止日期所浪费的时间。

从本质上讲,这种基于云的解决方案允许团队简化创建项目、将任务分配给个人、指定截止日期以及与团队成员或客户沟通的过程。

体式真的那么有效吗?

根据 学习 分析工作场所的生产力,Asana 将团队协作的生产力提高了 1.45 倍,66% 的客户声称 Asana 使他们能够每天完成更多工作。

然而,好处不仅限于内部团队生产力。 Asana 为简单的客户协作提供了一个平台,并允许参与项目的每个人访问详细信息和重要的截止日期。这种完全的透明度消除了客户和内部团队在项目进度方面的任何不确定性。


有哪些方法可以利用 Asana 进行项目管理?


加入您的团队

在深入了解 Asana 的许多功能以改善您团队的工作流程之前,您的团队中的每个成员都必须了解您将使用该平台的能力,这一点至关重要。每个团队根据他们的目标使用不同的体式,但无论目标如何,您的团队都需要明确使用的期望,否则项目细节很容易被遗漏。如果整个团队在使用该平台时不一致,就会有更多的错误空间和潜在的重复工作,从而阻碍团队效率。

作为起点,您的团队应决定以下事项:

  • 谁将在 Asana 中创建和管理项目?
  • 在分配任务之前,需要在任务中包含哪些信息?
  • 您将如何与您的团队成员以及客户分享更新?
  • 您将如何整合电子邮件和其他聊天工具 软件 alongside Asana?

入职您的客户

在向客户介绍他们的 Asana 项目之前,重要的是从他们的外部角度考虑流程的每个步骤。无论他们之前是否曾在 Asana 工作过,至关重要的是让您的客户明确了解您的具体流程和工作流程,以确保他们了解他们需要并有权访问的信息,以及谁负责什么任务和完成这些任务所需的时间。

在您的客户入职过程中,不要忘记花一些时间引导他们完成他们的个人 Asana 项目,并提请他们注意可以参考项目详细信息、查看状态更新以及添加评论和/或注释的区域有需要的可以直接联系。


成功的5个特征

利用现有或自定义模板

Asana 提供的最广泛使用的工具之一是模板功能。无论您是利用 Asana 或它的用户提供的模板,还是选择创建自己的自定义版本,模板都是记录和简化团队工作流程的最简单快捷的方式,使新项目的开始变得更加简单。建议将任何重复任务转移到自定义模板中,以便在需要时轻松访问复制。稍后还可以应用设置来锁定这些模板,从而使它们自动仅评论,以确保不会意外进行更改。其中一些流程可以包括活动 管理结构、产品发布,甚至新员工入职。

 

定期更新项目状态

特别是在涉及客户项目时,清晰一致的沟通至关重要。幸运的是,Asana 还提供了一个状态更新工具,使定期项目跟踪变得快速而简单。任何成员都可以进入将项目状态设置为“在轨”、“偏离轨道”或“有风险”,这将触发项目成员的收件箱通知,通知他们任何重要更新。在更新项目状态所需的几秒钟内,只需单击一下,您的团队和客户就可以了解所需的项目信息。

 

[电子邮件保护] 任务、项目和您的团队成员

另一个节省时间的功能是能够标记团队成员、项目或单个任务,以生成链接到 Asana 工作的电子邮件或应用程序通知。此功能提供了无缝通信过程,因为它无需发送任何额外的电子邮件或消息,详细说明更改或所需的操作。如果您被直接提及或参与了进行评论或更改的项目,则可以在您的 Asana 收件箱中轻松查看以随时参考。

 

通过添加截止日期来衡量任务

与大多数项目一样,截止日期为成功提供了坚实的基础。特别是如果您的团队希望利用日历和时间线功能,截止日期可以帮助您单独为您的团队确定任务的优先级以及可视化基准和任务持续时间作为一个整体。在可能的情况下,添加开始日期可以更好地了解团队成员应该何时开始执行任何给定的任务,以便以足够的提前期和更少的拖延完成它。当您的团队对需要完成的工作有清晰的认识,并且他们通常能够在必要的时间范围内更好地交付更高质量的结果时。

 

颜色编码任何东西

可以说,在 Asana 中直观地组织项目的最简单方法是通过颜色编码。有很多选项可以为特定项目、自定义字段和进度跟踪设置独特的颜色,此功能可以轻松浏览项目详细信息并维护项目组织。颜色 编码 can be used to:

  • 为保持单一配色方案的项目创建主题,以获得更好的视觉组织。
  • 向关键项目和/或任务发出信号,以将更多注意力集中在重要工作上。

体位法188金宝搏beat体育官网功能

查看 Asana 用户界面上的四个窗格中的每一个,以帮助您浏览组织团队独特项目的不同方式。

 


常问问题:

为什么项目规划对我的188金宝搏beat体育官网很重要?

与大多数188金宝搏beat体育官网实践一样,制定成功的计划已被证明可以提高效率、改进系统以及更好、更可预测的结果。由于这些发现,多年来开发和使用了许多项目规划方法,包括看板方法、瀑布方法、精益项目管理等。所有这些都是可以根据您的特定需求和目标进行定制的成功方法。 Asana 项目将每种方法的元素集成到它们提供的一些功能中,例如“时间轴”工具,这并非巧合。

 

我如何知道 Asana 是否适合我的188金宝搏beat体育官网?

在各种行业和团队结构中,Asana 已被证明在简化内部和外部管理流程方面非常有益。体式有助于最大限度地提高效率的一些指标如下:

  • 您正在寻找一个平台来协助规划和管理全公司的工作。
  • 您有需要向高管报告的工作。
  • 您负责管理团队的工作量和日程安排。
  • 您需要了解主要项目如何朝着 KPI 和目标前进。

Asana 允许用户跟踪目标、管理投资组合、监控工作量、促进校对和批准,以及其他各种有用的功能,使其成为各种团队环境中的适用工具。

Asana 中有哪些日程安排工具可用?

Asana 中的主要调度工具是“日历视图”选项。要每天、每周和每月访问您盘子上的任务,您可以查看位于左侧工具栏顶部的个人日历。如果您想访问特定项目的日历,请单击任何给定的项目,然后在体式页面顶部的工具栏中选择“日历”。

输入项目或个人日历后,您可以轻松拖放任务以更改截止日期,通过双击任何截止日期创建新任务,并使用日历过滤功能按自定义字段排序以便于查看。

我们建议对大部分独立于其他项目和任务的正在进行的项目和任务使用日历视图。日历视图也最适合查看本周或本月发生的工作。

如何在 Asana 中跟踪时间?

Asana 集成了其他工具,包括 TrackingTime,这是一个时间跟踪平台,可用于跟踪项目花费的时间。通过下载适用于 Google Chrome 的 TrackingTime 按钮,可以轻松地将此工具整合到您的 Asana 项目中。在使用此扩展程序时,您的团队将有详细的时间计数,可用于项目预算、客户计费、发票、工资单等。

使用这个工具很简单。下载扩展程序后,在 Asana 中打开一个任务,然后单击任务截止日期旁边显示的跟踪按钮以启动和停止计时器。

在 Asana 中构建工作的最佳方式是什么?

虽然真的没有 最好的办法 为了在 Asana 中构建您的项目,可以根据最适合您和您的团队的方式使用一些常用格式。对于大多数任何团体来说,一个很好的起点包括建立和建立以下领域:

  • 团队: 这是你分而治之的地方。在这方面,您需要确定谁通常在公司的各个领域一起工作,无论是高管、项目组还是新员工。通过对相关人员进行分组,您可以更有效地沟通并将任务工作委派给该特定团队。
  • 项目: 这里的选择是无限的。利用项目来组织各种目标,包括特定于客户的项目、团队头脑风暴、公司会议议程等。项目可以轻松设置为公共或私人,并可以与必要的团队成员和/或客户共享。添加您的整个团队或只添加需要查看项目并自定义其他字段的团队,以提高您独特项目的效率。
  • 任务: 项目组织的这个领域位于任何给定的项目中。任务可以轻松分解为简单的、可操作的步骤,例如请求、想法、提醒和待办事项。为了更轻松地保持正轨,Asana 可以轻松地将任务分配给任何项目的成员以及完成任务的截止日期。为了获得更好的视觉组织,使用颜色编码标签轻松扫描各种操作的任务,包括“已完成”或“需要批准”等。
  • 子任务: 深入了解细节是最终将那些可操作的项目分解为更易于管理的部分的子任务。如果任何给定的任务有多个部分,它们可以被简化为子任务,每个子任务都能够被标记为单独的截止日期和受托人,以便进一步委派。

如何利用 Asana 访问甘特图?

由于甘特图是项目管理中的一项重要资产,Asana 可以轻松地将项目转换为图解时间表。无论你是 管理营销活动、产品发布或任何其他项目类型,Asana 允许在任何项目的“时间轴”选项卡中访问其甘特图版本。

为了充分展示此功能,您需要先完成 5 个重要步骤,包括:

  • 确定时间范围—— 对于任何给定的项目,第一步是确定项目的初始开始日期以及预计结束日期。完成日期可能会随着项目的进行而发生变化,并且可以轻松调整,但对结束日期的粗略预测有助于可视化整个项目
  • 确定开始和结束日期—— 为了更好地可视化您的时间表,项目一般部分的特定开始和结束日期对于分解项目是必要的
  • 可视化依赖项—— 特别是对于较大的项目,构建项目结构并了解项目的哪些元素在其他元素完成之前不能开始是很有帮助的
  • 添加必要的里程碑—— 在整个项目中确定一些固定的里程碑同样重要,其中较大的部分正在完成,因此需要优先考虑
  • 相应地调整计划—— 与任何项目一样,计划总是会因延误或希望比预期更快的结果而发生变化。 Asana 通过拖放任务来改变完成日期并保持准确的时间表,使适应这些变化变得简单